Zelfcontrole ENSIA BGT 2018

Op basis van de Wet BGT wordt er in het kader van horizontale en verticale verantwoording een methode van zelfcontrole ingevoerd.

De eerste ronde van de ENSIA BGT zelfcontrole heeft plaatsgevonden in 2017. Deze keer was de zelfcontrole nog niet wettelijk verplicht. In 2018 zal de ENSIA BGT zelfcontrole wel een wettelijke verplichting zijn. Alle bronhouders zijn verplicht deel te nemen.

Ritme en regelmaat

De vragenlijst voor de zelfcontrole zal jaarlijks ingevuld moeten gaan worden. Per 1 juli zal de vragenlijst aan de bronhouders beschikbaar worden gesteld, inclusief toelichting. En uiterlijk per 31 december zal deze volledig ingevuld moeten worden geüpload. Daarna is er nog tot uiterlijk 1 mei van het opvolgende jaar de tijd de volledige bestuurlijke verantwoordingsrapportage naar het systeem te uploaden. Met het hiervoor beschreven ritme wordt gepoogd aan te sluiten bij de reguliere pc- cyclus van de bronhouders.

Zelfcontrole ENSIA BGT in 2018 wettelijk verplicht

Per 1 juli 2018 zal de vragenlijst voor de zelfcontrole voor alle bronhouders open staan. Het is dan de bedoeling dat de ingevulde vragenlijsten uiterlijk 31 december 2018 weer naar het ENSIA-systeem zijn geüpload. Vervolgens is er nog tot uiterlijk 1 mei 2019 de gelegenheid om de bestuurlijke verantwoordingsrapportage samen te stellen en naar het ENSIA-systeem te uploaden. Voor de BGT zelfcontrole wordt gebruikt gemaakt van de gereedschappen van ENSIA. Als domein van toezicht blijft de BGT uiteraard functioneren onder aansturing van BZK/DGBRW/RO/BGI. En dat geldt voor alle BGT bronhouders.

Het invullen en uploaden van de vragenlijst BGT vergt weinig inspanning aan de kant van de bronhouder. Het uiterlijk 31 december 2018 uploaden van de ingevulde vragenlijst BGT is voor iedere bronhouder zeker haalbaar.

Van evaluatie 2017 naar vragenlijst 2018

De vragenlijst zelfcontrole BGT is ontwikkeld door BZK in samenspraak met SVB BGT. De resultaten van de ronde 2017 zijn daarbij door BZK en SVB BGT geëvalueerd. SVB BGT heeft hierbij input van vele bronhouders  ingebracht. Deze evaluatie heeft geleid tot enkele aanpassingen en verscherpingen voor de vragenlijst 2018.

De vragenlijst richt zich met name op de governance van de BGT binnen de organisatie van de bronhouder. Zijn en worden de noodzakelijke randvoorwaarden voor een adequaat functionerende BGT-administratie ingevuld en worden deze waar nodig onderhouden en geactualiseerd? Hiermee wordt op governanceniveau een kwaliteitsbeeld geschetst. De bronhouder kan hier zijn voordeel mee doen.

Net als bij ENSIA/BIG is ook bij de zelfcontrole BGT als belangrijk uitgangspunt genomen, dat voor de verticale verantwoording gebruikt gemaakt wordt van hetgeen ten behoeve van de horizontale verantwoording is opgesteld en geschreven. Met deze handelwijze wordt gevolg gegeven aan een dringend verzoek van uit het veld om te trachten de toezichtdruk waar mogelijk te beperken en de werkwijzen van verschillende toezichthouders te kalibreren. BZK kan zich voorstellen dat VNG, IPO en UvW hierin mee kunnen gaan.

Professionele bronhouder

Wil de bronhouder in control blijven op de eigen huishouding, waaronder ook de zorg voor de BGT, dan zal gezorgd moeten worden voor professioneel bestuur en professionele uitvoering.

Natuurlijk zijn er veel argumenten waarom het bij de ene bronhouder zus is en bij de andere bronhouder zo is georganiseerd en geregeld (of niet). BZK wil bij het toezicht BGT de bronhouders benaderen als volwassen organisaties met een adequaat niveau van professionaliteit. Hieraan wordt ook het systeem van beoordeling gekoppeld. Bij elke vraag van de zelfcontrolelijst kunnen punten worden gescoord.

Bestuurlijke verantwoording

Wanneer de vragenlijst ingevuld en wel is geüpload naar de database van ENSIA, stelt het systeem een conceptverantwoordingsrapportage ter beschikking. Deze kan vanuit het systeem worden gedownload. Het is de bedoeling dat de paragraaf bestuurlijke verantwoording door de bronhouder wordt ingevuld. Horizontaal legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur. Verticaal doet het dagelijks bestuur dat aan de toezichthouder BZK. Het document wijst zichzelf. De verantwoordingsrapportage dient uiterlijk 1 mei 2019 naar de centrale database van ENSIA te zijn geüpload.

BZK gaat er van uit dat de vragenlijst BGT, inclusief de hierbij horende toelichtingen, ongeveer binnen één dag ingevuld moet kunnen worden. De verantwoordingsraportage opstellen zal ook ongeveer een dag in beslag nemen.

Deze laatste zal echter wel een wat grotere doorlooptijd hebben, omdat hier nog besluitvorming door het dagelijks bestuur aan vastzit.