Zelfcontrole ENSIA BGT 2018

Op basis van de Wet BGT wordt er in het kader van horizontale en verticale verantwoording een methode van zelfcontrole ingevoerd.

De eerste ronde van de ENSIA BGT zelfcontrole heeft plaatsgevonden in 2017. Deze keer was de zelfcontrole nog niet wettelijk verplicht. In 2018 zal de ENSIA BGT zelfcontrole wel een wettelijke verplichting zijn. Alle bronhouders zijn verplicht deel te nemen.

Ritme en regelmaat

De vragenlijst voor de zelfcontrole zal jaarlijks ingevuld moeten gaan worden. Per 1 juli zal de vragenlijst aan de bronhouders beschikbaar worden gesteld, inclusief toelichting. En uiterlijk per 31 december zal deze volledig ingevuld moeten worden geüpload. Daarna is er nog tot uiterlijk 1 mei van het opvolgende jaar de tijd de volledige bestuurlijke verantwoordingsrapportage naar het systeem te uploaden. Met het hiervoor beschreven ritme wordt gepoogd aan te sluiten bij de reguliere pc- cyclus van de bronhouders.

Zelfcontrole ENSIA BGT in 2018 wettelijk verplicht

Per 1 juli 2018 zal de vragenlijst voor de zelfcontrole voor alle bronhouders open staan. Het is dan de bedoeling dat de ingevulde vragenlijsten uiterlijk 31 december 2018 weer naar het ENSIA-systeem zijn geüpload. Vervolgens is er nog tot uiterlijk 1 mei 2019 de gelegenheid om de bestuurlijke verantwoordingsrapportage samen te stellen en naar het ENSIA-systeem te uploaden. Voor de BGT zelfcontrole wordt gebruikt gemaakt van de gereedschappen van ENSIA. Als domein van toezicht blijft de BGT uiteraard functioneren onder aansturing van BZK/DGBRW/RO/BGI. En dat geldt voor alle BGT bronhouders.

Het invullen en uploaden van de vragenlijst BGT vergt weinig inspanning aan de kant van de bronhouder. Het uiterlijk 31 december 2018 uploaden van de ingevulde vragenlijst BGT is voor iedere bronhouder zeker haalbaar.

Van evaluatie 2017 naar vragenlijst 2018

De vragenlijst zelfcontrole BGT is ontwikkeld door BZK in samenspraak met SVB BGT. De resultaten van de ronde 2017 zijn daarbij door BZK en SVB BGT geëvalueerd. SVB BGT heeft hierbij input van vele bronhouders  ingebracht. Deze evaluatie heeft geleid tot enkele aanpassingen en verscherpingen voor de vragenlijst 2018.

De vragenlijst richt zich met name op de governance van de BGT binnen de organisatie van de bronhouder. Zijn en worden de noodzakelijke randvoorwaarden voor een adequaat functionerende BGT-administratie ingevuld en worden deze waar nodig onderhouden en geactualiseerd? Hiermee wordt op governanceniveau een kwaliteitsbeeld geschetst. De bronhouder kan hier zijn voordeel mee doen.

Net als bij ENSIA/BIG is ook bij de zelfcontrole BGT als belangrijk uitgangspunt genomen, dat voor de verticale verantwoording gebruikt gemaakt wordt van hetgeen ten behoeve van de horizontale verantwoording is opgesteld en geschreven. Met deze handelwijze wordt gevolg gegeven aan een dringend verzoek van uit het veld om te trachten de toezichtdruk waar mogelijk te beperken en de werkwijzen van verschillende toezichthouders te kalibreren. BZK kan zich voorstellen dat VNG, IPO en UvW hierin mee kunnen gaan.

Professionele bronhouder

Wil de bronhouder in control blijven op de eigen huishouding, waaronder ook de zorg voor de BGT, dan zal gezorgd moeten worden voor professioneel bestuur en professionele uitvoering.

Natuurlijk zijn er veel argumenten waarom het bij de ene bronhouder zus is en bij de andere bronhouder zo is georganiseerd en geregeld (of niet). BZK wil bij het toezicht BGT de bronhouders benaderen als volwassen organisaties met een adequaat niveau van professionaliteit. Hieraan wordt ook het systeem van beoordeling gekoppeld. Bij elke vraag van de zelfcontrolelijst kunnen punten worden gescoord.

Bestuurlijke verantwoording

Wanneer de vragenlijst ingevuld en wel is geüpload naar de database van ENSIA, stelt het systeem een conceptverantwoordingsrapportage ter beschikking. Deze kan vanuit het systeem worden gedownload. Het is de bedoeling dat de paragraaf bestuurlijke verantwoording door de bronhouder wordt ingevuld. Horizontaal legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur. Verticaal doet het dagelijks bestuur dat aan de toezichthouder BZK. Het document wijst zichzelf. De verantwoordingsrapportage dient uiterlijk 1 mei 2019 naar de centrale database van ENSIA te zijn geüpload.

BZK gaat er van uit dat de vragenlijst BGT, inclusief de hierbij horende toelichtingen, ongeveer binnen één dag ingevuld moet kunnen worden. De verantwoordingsraportage opstellen zal ook ongeveer een dag in beslag nemen.

Deze laatste zal echter wel een wat grotere doorlooptijd hebben, omdat hier nog besluitvorming door het dagelijks bestuur aan vastzit.

ENSIA BGT 2018 beoordelingen

Inleiding

Voor de zelfevaluatie ENSIA BGT 2018 hebben alle bronhouders hun ingevulde vragenlijst voor 31 december 2018 naar de ENSIA-database moeten uploaden. Vervolgens hadden zij tot uiterlijk 1 mei 2019 de gelegenheid om de bestuurlijke verantwoordingsrapportages via het ENSIA-platform aan te leveren. De deelname aan de evaluatieronde 2018 was voor de BAG meer dan 95%. Van een relatief klein aantal bronhouders is geen rapportage ontvangen door de toezichthouder.

Beoordelingen

Inmiddels zijn alle rapporten door de toezichthouder beoordeeld. Door SVB BGT is er het materiële beeld tegenaan gezet op basis van het aantal gescoorde mijlpalen tot nu toe (hoeveel uit 8). De eindoordelen zijn opgedeeld in vier categorieën.

+/+ (1)            Er is zowel een positief verantwoordingsbeeld, als een positief materieel beeld;

+/- (2)             Er is een positief verantwoordingsbeeld en een negatief materieel beeld;

-/+ (3)             Er is een negatief verantwoordingsbeeld en een positief materieel beeld;

-/- (4)              Er is zowel een negatief verantwoordingsbeeld, als een negatief materieel beeld.

De categorie 3 is oververtegenwoordigd in het algehele beeld. Daar waar dienstig is voor de bronhouders een opdracht geformuleerd. In een meerderheid van gevallen gaat het om het alsnog aanleveren van een deugdelijke bestuurlijke verantwoording (kop hst 2 rapportage) of een herformulering hiervan. In de gevallen waarin geen rapportage is aangeleverd of niet het voorgeschreven format is gevolgd, zal alsnog een deugdelijke rapportage aangeleverd moeten worden.

De beoordelingen voor de ronde ENSIA BGT 2018 worden relatief laat aan de bronhouders teruggekoppeld. De toezichthouder had dat ook graag eerder gezien. Voor de ronde ENSIA BGT 2019 zal het nodige in het werk gesteld worden om de beoordelingen enkele maanden eerder rond te krijgen. Hierbij wordt wel gevraagd of dan alle bronhouders op tijd de verantwoordingsrapportage aanleveren.

Opdrachten

In het bijgevoegde score- en beoordelingsoverzicht kan iedere bronhouder zien wat de eigen ENSIA BGT 2018 score is en of de toezichthouder nog een opdracht heeft gegeven.

Bij alle opdrachten is een termijn van vier weken gegeven door de toezichthouder. De toezichthouder realiseert zich dat dit een krappe termijn is, gezien de tijd van het jaar waar we inmiddels in verkeren. Daarom moet de termijn gezien worden als een termijn van orde. De toezichthouder dringt er wel op aan als het kan binnen de termijn te reageren en als dat niet realistisch is, dan zo snel als mogelijk.

Verantwoordingen

Aan het begin van hst 2 van de rapportage is het de bedoeling dat vanuit het DB van de bronhouder verantwoordelijkheid wordt genomen voor het gevoerde beleid rond de BGT. De toezichthouder heeft geconstateerd dat veel bronhouders hebben geworsteld met deze verantwoording.

Wat de toezichthouder in de verantwoording minimaal wil zien is het volgende.

1. Het DB herkent en erkent de uitslagen van de zelfevaluatie en onderkent het belang van de BGT voor de informatiepositie van de overheid.

2. De benodigde verbeteringen worden in een uitvoerbaar plan vervat en door het DB onverkort overgenomen/vastgesteld.

3. Voor de uitvoering/implementatie van de geplande verbeteringen stelt het DB de benodigde capaciteit en middelen ter beschikking.

Het smart formuleren van de verbetermaatregelen in de zelfevaluatie (onderdeel vragenlijst) kan heel waardevol zijn voor de opmaak van de verantwoordingsparagraaf.

Bij de ronde ENSIA BGT 2019 wordt gevraagd naar de uitvoering/implementatie van de aangekondigde verbetermaatregelen bij de ronde 2018.

Communicatie met bronhouders

Deze publicatie wordt op de website geobasisregistraties.nl geplaatst. Verder ontvangen de bronhouders via de mail nog een attendering dat de beoordelingen zijn afgekomen. Een afschrift van deze publicatie en van het score- en beoordelingsoverzicht worden bij de mail gevoegd.

Met vragen over de beoordelingen kunnen de bronhouders zich wenden tot de toezichthouder (mail: toezichthouder-bag-bgt-bro@minbzk.nl of telefoon 0627020617).