BAG-Inspecties: succesvolle 1e bijeenkomst 'leren van elkaar'

Op 8 maart kwam in Amersfoort een groep gemeenten bijeen met BAG BAO en IenM om ervaringen uit te wisselen over de BAG en de BAG-inspecties. Het is een geanimeerde bijeenkomst geworden. En het smaakt naar meer.

Beleidsbeeld

De resultaten van de inspecties tot nu toe geven reden tot zorg. Het BAG BAO en het departement IenM kijken samen wat gedaan kan worden om gemeenten te helpen de kwaliteit van de BAG te verhogen naar het gevergde niveau. Hoe kan een gemeente zich het beste op de inspectie voorbereiden? Gemeenten kunnen vooral veel van elkaar leren. Gemeenten die de inspectie al hebben gehad delen de ervaringen met gemeenten die nog aan de beurt moeten komen. Doe elkaar tips aan de hand!

De inspecties op zichzelf zijn streng en rechtvaardig. Gemeenten worden alle op dezelfde wijze gecontroleerd. De inspectie als zodanig en het hieraan gekoppelde instrumentarium staan niet ter discussie. Opmerkingen over het fenomeen kunnen wellicht worden meegenomen in het evaluatietraject van de wet BAG. Deze evaluatie loopt momenteel.

In de eerste helft van 2012 is er vanuit het BAG BAO een kwaliteitsproject uitgevoerd, dat ook is voortgezet in 2013. Gemeenten kunnen hier ook nog wel op terug grijpen bij de voorbereiding op de BAG-inspectie.

Binnen gemeenten mag de BAG niet alleen een ambtelijke aangelegenheid zijn. Het is erg belangrijk dat ook het bestuur het belang van goede basisregistraties erkent en dus ook het belang van de BAG inziet. Ook op gemeentelijk niveau is het van het grootste belang dat de overheden hun gegevenshuishouding op orde hebben.

Planning en herinspectie

Van de kant van het departement wordt het belang van de planning onderstreept. Er komen momenteel veel verzoeken bij het departement terecht over uitstel van de inspectie. De planning is juist opgesteld om de lasten voor gemeenten over de inspectiecyclus te verdelen. Het gevaar dreigt dat met name in de tweede helft van 2014 een grote golf ontstaat. Of hiervoor voldoende inspectiecapaciteit beschikbaar is, is zeer de vraag. Het blijft de verantwoordelijkheid van het de gemeente – het college van BenW – om tijdig een afschrift van het definitieve inspectierapport aan de minister over te leggen.

De inspectie is geen strafmaatregel. Zie het al een thermometer; een mogelijkheid om te leren hoe de BAG er bij de gemeente voor staat. Het inspectierapport vertelt gemeenten wat goed gaat en waar nog winst te halen is. De herinspectie geeft aan of de gemeente in een jaar tijd die nodige winst heeft weten te behalen. De BAG vraagt van gemeenten niet het onmogelijke!

Als de gemeente wordt opgenomen in de planning voor herinspectie, is het goed om te weten dat de herinspectie niet door dezelfde inspectie-instelling behoeft te worden uitgevoerd als de primaire inspectie. De kosten voor herinspectie worden door het departement niet vergoed aan de gemeente.

En als het echt niet goed gaat?

Mocht blijken dat er bij een gemeente ook na de herinspectie nog te veel aspecten rond de BAG verbetering behoeven, dan zal de bestuurlijke aandacht vanuit het departement worden opgeschaald. Het college van BenW zal dan schriftelijk worden uitgenodigd een verbeterplan met uitvoeringsplanning aan de minister over te leggen. In voorkomend geval kan het college ook worden uitgenodigd ten departemente uitleg te komen geven. In een uiterst geval kan de minister besluiten gebruik te maken van de bevoegdheid tot indeplaatsstelling. In zo’n geval zal de minister de nodige verbeterwerkzaamheden in de lokale BAG in plaats van het college van BenW en op kosten van de gemeente doen uitvoeren.

Een onafhankelijke inspectie

Om de inspectie zuiver te houden is het nodig dat de inspecteur en de inspectie-instelling die de inspectie bij een gemeente uitvoeren, geheel onafhankelijk van die gemeente staan. Een inspecteur of instelling die eerder bij een gemeente betrokken is geweest bij het product BAG of een verweven product (denk bv aan een gekoppelde basisregistratie) is niet onafhankelijk meer en kan dus geen formele BAG-inspectie uitvoeren. Als een geaccrediteerde partij bij een gemeente een zogenaamde pre-inspectie (formeel een onbekend fenomeen) of iets dergelijks uitvoert, dan is dat een ‘eerdere betrokkenheid bij het product BAG’. Die partij is vanaf dat moment dus uitgesloten van uitvoering van de formele BAG- inspectie bij die gemeente.

Hoe heet is de soep?

De BAG is geen last, de BAG is een uitdaging! Van een goede BAG-administratie kan een gemeente veel plezier hebben. Een goede BAG verbetert de gemeentelijke informatiepositie. Het halen van de termijnen is voor veel gemeenten nog problematisch. Vooral de binnengemeentelijke communicatie speelt hier een voorname rol. Alle betrokken organisatieonderdelen dienen doordrongen te zijn of worden van het tijdig doorspelen van de relevante BAG-informatie.

Er is nog veel missiewerk nodig om iedereen te overtuigen van het belang van korte communicatielijnen binnen de gemeentelijke organisatie. De procesvoering is veelal goed beschreven, maar de dagelijkse praktijk is toch vaak nog sterker dan de leer. Maak gebruik van kwaliteitsinstrumenten, kwaliteitsplannen en richt de aandacht hierbij op management, bestuur en werkvloer.

Wat leren we van elkaar?

Hoe overleef ik de BAG? Het is zaak dat gemeenten vooral van elkaar leren over de BAG. Wissel ervaringen met elkaar uit en doe elkaar nuttige tips aan de hand. Daar waar mogelijk is het departement bereid deel te nemen aan regionale bijeenkomsten van gemeenten om voorlichting te geven over de inspecties.

Signalen uit de groepsdicussies van 8 maart 2013:

Het is van belang binnen gemeenten een duidelijke bewustwording van de belangen van de BAG te bewerkstelligen:

a. Het halen van de termijnen is voor bijna alle gemeenten een zorgpunt.

b. Er is een gebrek aan kennis en inzicht over de BAG met name bij de ketenpartners.

c. De BAG is bij veel gemeenten nog in opbouw; de beheerfase is nog niet aangevangen.

d. Hier en daar lijkt de regelgeving inconsequenties te vertonen.

e. Lever mutaties niet in bulk aan, maar in fases.

f. Hou je aan de termijnen; pas je processen hierop aan.

g. Haal de geometrie niet uit luchtfoto’s, maar win deze in bij realisatie van objecten.

h. Zoek nadrukkelijk de samenwerking met WOZ, GBA en NHR.

Raadpleegbaarheid/vindbaarheid:

i. Aandacht voor het papieren brondocument en het digitale brondocument.

j. Documenten dienen systematisch terugvindbaar te zijn. (Denk aan Wabo-nr, zaaknr, documentnr. …)

k. Hoe diepgaand is de controle van de inspecteur? Het is geen ‘archiefinspectie’.

l. BAG-id’s direct meenemen in de vergunningverlening.

Integrale procesvoering:

m. Promoot het gebruik van de BAG binnengemeentelijk.

n. Koppel de BAG bv aan de werkzaamheden van de afdeling Vergunningen. Kan de afdeling Vergunningen (een deel van de) wijzigingen in de BAG bijhouden (geautomatiseerd)?

o. Zorg voor periodiek overleg tussen afdelingen met BAG-taken. BAG-beheer is in the lead!

p. Zorg voor een goed versiebeheer op het processenhandboek.

q. Gebruik onderzoeksvragen om de BAG te verbeteren; gebruik overzichten/queries.

r. Laat bepaalde gegevens voor de BAG bijhouden door de bronhouder-afdeling (bijv. gemeentebelastingen: gebruikoppervlakte).

s. Zet afdelingen met aangrenzende BAG-taken ook fysiek dicht bij elkaar.